رویکردهای نوین حسابداری- نرم افزار حسابداری در خدمت حسابداری مدیریت
تعریف حسابداری مدیریتی
یکی از شاخه‌های حسابداری در رویکردهای نوین حسابداری، حسابداری مدیریتی است. این شاخه از حسابداری در واقع به عنوان پشتیبان مدیریت شرکت عمل کرده و در برنامه‌ریزی‌های مختلف جهت تصمیم گیری به منظور کنترل و تجزیه و تحلیل، به کمک مدیریت شرکت می‌آید و مدیریت اجرایی با بهره‌گیری درست از این امکان و همین طور استفاده از نرم افزار حسابداری، تضمین‌کننده‌ی رشد، سود و بهینه ساختن تجارت خواهد شد. (منبع)
اطلاعات در زمینه‌های مختلف مالی، اقتصادی و تجزیه و تحلیل‌های منابع اطلاعات به دست آمده و نتایج حاصله از آن‌ها، مورد نیاز مدیران و صاحبان تجارت میباشد تا بتوانند به درستی تصمیمات تجاری خود را اتخاذ نمایند. ولی همانطور که در مقاله تاریخچه‌ی پیدایش نرم‌افزارهای مالی و حسابداری نیز ذکر شد به دلیل این که حسابدارهای حرفه‌ای اطلاعات مالی برگرفته از محاسبات نرم افزار انبارداری یا خرید و فورش را با اصطلاحات اقتصادی تخصصی ارائه می‌دهند، درک آن‌ها ساده نبوده و برای دستیابی به منابع درآمد و ضرر و زیان‌های موجود و یا برای شناسایی نمودن راهکارهایی به منظور رسیدن به تثبیت بهینه‌سازی مالی و اقتصادی در تجارت باید راهكاری اندیشید. به همین دلیل گسترش حسابداری مدیریتی و استفاده از نرم افزار حسابداری در تجارت امری ضروری است، و این بدین معنی است که با در نظر گرفتن نیازهای مدیریتی در تجارت، باید سیستمی جهت ثبت تمامی اطلاعات مالی و غیر مالی مانند نرم افزارهای حسابداری و اداری به وجود بیاید تا بتواند تمامی موارد زیر را به انجام برساند:
- نظارت بر منابع درآمد و ضرر و زیان تجارت
- توسعه‌ی گزارش‌های اولیه
- تجزیه و تحلیل و نمایش درآمدها و هزینه ها
- تجزیه و تحلیل و نمایش بدهی‌ها و تعهدات
- تجزیه و تحلیل و نمایش رسیدها و هزینه ها
- تجزیه و تحلیل و نمایش نیازهای مالی و منابع تجاری
- انطباق مداوم با مدیریت
نرم افزار حسابداری در خدمت حسابداری مدیریت
مجموعه عملیات شناسایی، اندازه‌گیری، جمع‌آوری اطلاعات، سنجیدن، تجزیه، تحلیل و تشریح داده‌ها و در نهایت ارائه نمودن کلیه‌ی اطلاعات مالی و عملکردی در حسابداری مدیریت تعریف می‌شود که با استفاده از نرم افزار میسر خواهد شد، و مدیریت سازمان برای برنامه ریزی، کنترل نمودن، ارزیابی کردن فرآیند و بهره‌گیری بهینه از منابع موجود در داخل شرکت، تمامی مجموعه کارهای تعریف شده برای حسابداری مدیریت را انجام می‌دهد. در حسابداری مدیریت تأکید بر روی سنجش و گزارش دادن اطلاعاتی است که توسط مدیران تجاری درون سازمان در سطوح مختلف برای به اجرا درآوردن هدف‌های تعیین شده‌ی سازمان با کمک نرم افزار خرید و فروش و مالی به کار گرفته می‌شوند.
نقش حسابداری مدیریت در بهره وری شركتها و سازمان ها
پایین بودن بهره وری و استفاده نکردن از تکنیک های حسابداری مدیریت و برخوردار نبودن از محاسبات صورت گرفته توسط سیستم مالی بازرگانی ، دلیل اصلی تحمیل شدن هزینه‌ها به شركتها و سازمانها میباشد؛ چراکه محاسبه‌ی بهای نهایی محصولاتی نظیر انرژی در یک محیط ناکارآمد و غیررقابتی، هزینه‌ای اضافی را تحمیل می‌کند، در صورتی که قیمت تمام شده‌ی کالاهای مختلف و انرژی را می‌توان با استفاده از سیستم حسابداری مدیریت و بهره‌گیری از نرم افزارهای مالی صنعتی کاهش داد.
با برقراری سیستم بودجه نویسی براساس کارکرد و همچنین به کارگیری حسابداری مدیریت در شركتها و سازمانها، و استفاده از ابزارهای نرم افزار، علاوه بر این که می‌توان باعث ارتقا پیدا کردن اثربخشی و بهره وری گردید، انگیزه‌ی مورد نیاز برای بهره‌گیری از خلاقیت و نوآوری نیروهای انسانی سازمان و همچنین بهینه استفاده کردن از منابع و امکانات موجود را نیز می‌توان در مدیران این سازمانها ایجاد نمود.
رویکردهای نوین حسابداری مدیریت و کاربرد آن در شركتها و سازمان ها
در دنیای رقابتی کنونی یکی از عواملی که می‌تواند برای شركتها و سازمانها امتیاز رقابتی به وجود بیاورد، منابع انسانی میباشد. موفقیت و عدم موفقیت هر سازمان تا حدود بسیار زیادی به منابع انسانی آن سازمان وابسته میباشد و سازمان‌هایی می‌توانند با موفقیت به فعالیت خود ادامه بدهند که نسبت به تغییرات دنیای امروزی منعطف عمل کنند، ذکر این نکته نیز لازم است که تفاوت شاخص بین منابع انسانی و دیگر منابع موجود در یک سازمان به این دلیل است که منابع انسانی سازمان، دارای توانایی‌هایی هستند که با یک مدیریت صحیح می‌توانند ضامن بقای بلند مدت سازمانها باشند؛ توانایی‌هایی همچون:
- توانایی یادگیری (یادگیری به کار گرفتن فناوری‌های جدید مثل توانایی استفاده از نرم افزارهای کاربردی نوین)
- داشتن قابلیت تغییرپذیری
- توانایی نوآوری و خلاقیت
مدیریت تأثیرگذار و صحیح منابع انسانی در کنار به کارگیری یک سیستم مالی جدید مثل استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری، به این دلیل اهمیت دارد که هر ساله سهم بزرگی از هزینه‌های هر سازمان صرف هزینه‌های علمیاتی آن سازمان شده و قسمت عمده‌ی آن نیز برای نیروی انسانی مصرف می‌شود. کاملا متفاوت با عصر صنعتی، که دارایی‌های فیزیکی سازمانها مورد توجه آن‌ها قرار می‌گرفت، هم اکنون با توجه به فضای به وجود آمده که اقتصاد بر اساس دانش سنجیده می‌شود، منابع انسانی قسمت عمده‌ی ارزش سازمان را شامل می‌شود و به همین دلیل نیز بایستی مثل یک دارایی از ترازنامه در نظر گرفته شده، بر طبق بررسی‌های حاصل از تجزیه و تحلیل داده‌ها، مدیریت سازمان تصمیم‌های سازنده‌ای درباره‌ی آن میگیرد و مجموعه اقدامات مورد نیاز را به انجام می‌رسانند. چندین رویکرد دیگر مثل استفاده از نرم افزار در این باره در ادامه‌ی مطلب ذکر خواهد شد.
بسیاری از سازمانهای پیشرو با در نظر گرفتن نقاط ضعف نظام‌های کنونی سنجش، نظام وظایف سازمانی ای را طراحی کرده‌اند که با پیوند دادن به اهداف راهبردی به همراه ارائه نمودن یک مجموعه‌ی هماهنگ شامل معیارهای مالی و غیر مالی، مجموعه کارهای سازمان را در جهت تقاضا و نیاز مشتریان به پیش می‌برد؛ «ارزیابی متوازن» نام روش نوینی است که این نوع سازمانها به منظور به اجرا درآوردن موفقیت آمیز راهبردهای خود به کار می‌گیرند و استفاده از دانش‌های روز مثل استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد نیز در آن‌ها گنجانده شده است.
سازمانها با کمک روش ارزیابی متوازن، راهبردهای تجاری خود را می‌توانند به صورت یک مجموعه اهداف عملیاتی به قسمت‌های سازمان انتقال داده و روش و کارکرد سازمان را از این راه دگرگون کنند. از جهتی ارزیابی متوازن، یک ساختار برنامه‌ریزی میباشد؛ چراکه با تقسیم کردن اهداف بلندمدت سازمان به اهداف جزئی تر، فازهای متوالی برای رسیدن به این اهداف را شناسایی می‌کند و از جانبی دیگر نیز با طراحی کردن و ایجاد شاخص‌هایی به منظور پیش بردن کارکرد و سپس سنجش آن، به ایفای نقش کنترلی خود نیز می‌پردازد. در این روش در حقیقت راهبردهای سازمان به زبانی بیان میگردد کهبرای تمامی کارکنان قابل درك باشد. نام «ارزیابی متوازن» به این دلیل بر روی این روش گذاشته شده است که در این روش تلاش براین است تا بین اهداف سازمان و شاخص‌های ارزیابی عملکرد توازن برقرار گردد. نرم افزار حسابداری یکی از امکانات قابل استفاده در این فرایند میباشد. (منبع)
ایجاد تنوع و بهبود عملکرد
در جهت بهبود عملکرد شركتها و سازمانها یکی از راهبردهای تعداد زیادی از مدیران، متنوع‌سازی میباشد، و یكی از موارد متنوع‌سازی در روال تصمیمات مدیریتی، تهیه گزارشات متنوع ازنرم افزار حسابداری میباشد كه میبایست مد نظر قرار گیرد. متنوع‌سازی را از دو جهت می‌توان بررسی نمود:
تنوع جغرافیایی
شركتها و سازمانها در شهرها و کشورهای مختلف با داشتن شعب گوناگون به فعالیت پرداخته، هر‌بخش جغرافیایی یک جزء کاملا جدا از واحد تجاری سازمان میباشد و به عرضه‌ی تولیدات و یا خدمات در آن‌بخش خاص جغرافیایی مشغول بوده، دارای ریسک یا سودی متفاوت از سایر شعبی است که در دیگر مناطق جغرافیایی در حال فعالیت هستند و برای تجزیه و تحلیل مالی می‌توانند ازسیستم‌های یكپارچه نرم افزار بهره بگیرند.
تنوع تجاری
نوع فعالیت شركتها و سازمانها متنوع بوده و در بخش‌هایی متفاوت در بازار فعالیت مینمایند، هر واحد تجاری قسمتی کاملا مجزا از واحد تجاری دیگر است که محصول، خدمات و یا گروهی از محصولات و خدمات در ارتباط با یکدیگر را عرضه می‌کند و دارای ریسک و سودی متفاوت از دیگر بخش‌های واحد تجاری میباشد و برآوردهای مالی را می‌توانند با استفاده از نرم افزار انجام بدهند.
متنوع‌سازی تجاری می‌تواند به دو صورت روی دهد:
- در سطح یک واحدکسب و کار: یک قسمت جدید از صنعتی که کسب و کار هم اکنون در آن صنعت فعال میباشد، به سازمان اضافه می‌شود.
- در سطح شرکتی: وارد شدن به کسب و کاری خارج از حوزه‌ی موجود در هر واحد کسب و کار میباشد.
متنوع‌سازی‌بخشی از چهار راهبرد اصلی رشد گفته شده در ماتریس محصول- بازار آنسوف میباشد:
تخصیص بودجه
بر طبق وظایف، فعالیت‌ها و پروژه‌های اجرایی ای که برعهده‌ی شركتها و سازمانها میباشد، تخصیص بودجه صورت می‌پذیرد. با در نظر گرفتن وسایل مولد کارها، خود کار و هزینه‌های فعالیت‌هایی که باید انجام گیرد، در تنظیم بودجه لحاظ میگردد. با این وجود تخصیص بودجه (با اشراف بر این که تنها تحت تأثیر پیوندهای میان معیارهای کارکرد و اختصاص منابع نمیباشد و از روابط نیز تأثیر می‌پذیرد.) دارای مزایای بسیاری میباشد؛ مزایایی نظیر:
- بالا رفتن پاسخگویی عمومی
- مدیریت به منظور رسیدن به عملکرد بهتر
- بهبود یافتن طریقه‌ی تخصیص منابع
- شامل شدن تمامی سطوح مدیریت
- عرضه‌ی ابزار تشخیص ارزشمند
- کمک به توجیه نمودن بودجه
- اساس نظام مدیریت کارکرد گسترده
- اجازه‌ی داشتن اهداف دو جانبه برای برنامه ها
- ممکن شدن مقایسه در هزینه‌ی واحد
- حمایت کردن از تصمیم‌های آگاهانه و قابل لمس
هدفمندی مدیریت
در حال حاضر از گسترده‌ترین سیستم‌های مدیریتی، مدیریت بر اساس اهداف (MBO) میباشد. در واقع در سازمانهای سراسر دنیا هزاران نفر روش‌های مختلف این سیستم را به کار می‌گیرند، و در برخی زمینه‌های کاری می‌توان از قابلیتهای نرم افزار حسابداری بهره برد. معمولا انجام این سیستم مدیریتی بر سه عنصر اصلی تمرکز دارد:
- تعریف نمودن اهداف سازمانی
- هدف‌های فردی معین، هماهنگ شده برای حمایت از رسیدن به اهداف سازمانی
- بررسی نمودن پیشرفت به سمت اهداف
بررسی عمر محصولات و انتخاب راهبرد مناسب
تمامی محصولات دارای عمری مفید هستند و در طول مدت این عمر مفید، مرحله‌های مختلفی را از سوددهی و رشد طی می‌کنند و مجموعه‌ی این مراحل را چرخه‌ی عمر محصولات می‌گویند.
مراحل چرخه‌ی عمر محصولات
- معرفی: غالب فعایت شركتها و سازمانها برای ایجاد آگاهی و شناساندن محصول به بازار میباشد.
- رشد: فروش محصولات با نرخی افزایشی در حال رشد میباشد.
- بلوغ: فروش محصولات با نرخ کاهشی بالا می‌رود.
- افول: در درازمدت علائم کاهش فروش نمایان میگردد، کم شدن تقاضا سبب خارج شدن بسیاری از بازار می‌شود و دیگران هم باید خود را با نوآوری لایق ماندن در بازار سازند.دو راهبرد اصلی برای وارد بازار شدن می‌توان عنوان کرد: ۱- به عنوان یک پیشگام و نوآور به بازار وارد شد. ۲- به عنوان یک پیرو وارد این میدان شد.
مدیریت استراتژیک
با مطالعه کتاب‌ها و مقالات مرتبط، این نتیجه به دست می‌آید که بر طبق روش تصمیم‌گیری صاحبان منافع، با کمی تفاوت در انجام گام‌های مختلف البته، یک الگوی کلی شبیه به هم پیشنهاد داده شده است که به آن مدیریت استراتژیک گفته می‌شود. گام‌های این مجموعه عملیات موجود عبارتند از:
- ایجاد وضوح مأموریت و ارزش ها
- تدوین نمودن چشم اندازی برای آینده
- تحلیل و بررسی فرصت‌ها و چالش‌های خارجی پیش رو
- ارزیابی نمودن نقاط ضعف و قوت
- تدوین نمودن اهداف خرد و کلان استراتژیک
- شناسایی نمودن موضوع‌های استراتژیک
- ارزیابی و تدوین نمودن راهبردها و مدون‌سازی برنامه‌های عملیاتی
سیستم‌های اطلاعاتی
سیستم‌های اطلاعاتی از فضاهای داخلی و خارجی سازمان، اطلاعات مورد نیاز مدیریت را از نرم افزار جمع‌آوری مینمایند. مفید و کارا بودن این اطلاعات فقط با محقق شدن موارد زیر ممکن می‌شود:
- تازه و جدید باشند
- صحیح و قابل اعتماد باشند
- در شرایط خاص مورد نیاز مدیریت باشند
- تا حد ممکن کامل و بی‌عیب و نقص باشند
انواع مختلفی از سیستم‌های اطلاعاتی مانند نرم افزار حسابداری که اطلاعات را به شركت و یا سازمانها می‌دهند، شامل موارد زیر می‌باشند:
- سیستم‌های پردازش عملیات (TPS) : فعالیت‌های روزمره‌ی سازمان را پوشش می‌دهد.
- سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت: برای آسان کردن فعالیت‌های روزمره‌ی مدیریت به کار می‌رود.
- سیستم‌های پشتیبان تصمیم (DSS) : برنامه‌های کاربردی خاصی برای حل مسائلی که کمتر ساختاری هستند، می‌باشند و در تمامی مراحل عملیات تصمیم‌گیری به کار می‌روند.
- سیستم‌های پشتیبان تصمیم گروهی (GDSS) : سیستم‌های تعاملی بر اساس کامپیوتر هستند برای حل مسائل پیچیده به وسیله‌ی گروهی تصمیم گیرنده که به شکل تیمی عمل می‌کنند.
- سیستم‌های خبره: از هوش مصنوعی برای انجام کارهای تصمیم‌گیری تا رسیدن به مرحله انتخاب استفاده می‌کنند و به شرط موفق عمل کردن، در انجام کارهایی که نیازمند تصمیم‌گیری میباشد، می‌تواند جایگزین انسان شود.
- سیستم‌های اتوماسیون اداری (OAS) : سبب آسان شدن فعالیت‌های اداری مثل برنامه ریزی و مکاتبات می‌شود.
- سیستم‌های پشتیبان مدیران اجرایی (ESS) : برای بررسی شرایط کلی سازمان توسط مدیران ارشد استفاده می‌شود.
ابزارها و سیاست‌های مالی
در بحرانی تازه وجود ابزارهای مالی نوین و پیچیده که با عنوان عمومی مشتقات شناخته می‌شوند، به پیچیدگی شرایط افزودند، عنوان‌هایی مثل:
- قرارداد معاملات پیشانه
- معاملات سلف
- شقوق اختیار معامله
- سوآپ
به شکلی رو به فزونی با استفاده از شیوه‌های ریاضی و آماری دشوار بر اساس قراردادهای بین شرکت‌ها یا میزان دارایی‌های قراردادی و یا واقعی آن‌ها این مشتقات به وجود آمده، مورد معامله قرار می‌گرفته است. بعدا توسط فعالان اصلی بازارهای مالی نیز مشخص شد که در عمل بسیاری از خریداران و فروشندگان این ابزارها به آن‌ها آشنایی نداشته، اصولا آن‌ها را متوجه نمی‌شدند. بر خلاف نرم افزار مالی که شفاف و مشخص عمل می‌کند. به اندازه‌ای استفاده از این ابزارها گسترش یافت که حتی قبل از ایجاد بحران اخیر درباره‌ی کاربرد آن‌ها، صاحب نظران مالی هشدارهایی را مطرح نمودند. یک بانکدار از نیویورك به نام فلیکس روهاتین سال ۱۹۹۷ نوشت که فارغ التحصیلان‌ام. بی.ای ۲۶ ساله با این کامپیوتر بمب‌های هیدروژنی مالی درست کرده‌اند، و این عنوان را دیگر صاحب نظران و فعالان بازارهای مالی نیز استفاده کردند. در کتاب دیدمان جدید درباره‌ی بازارهای مالی، سوروس به این ابزارهای مالی که نام‌هایی جذاب به آن‌ها داده می‌شود، اشاره‌ای می‌کند که آن‌ها در مقدار زیاد مورد معامله قرار می‌گرفتند و سازمانهای اعتبارسنجی نیز درجه یAAA به آن‌ها داده، قیمت آن‌ها پس از چند ماه به یک دهم قیمت اولیه‌ی خود کاهش پیدا کرده است. که البته برنامه‌هایی مثل نرم افزار حسابداری از این قواعد استثناست. (منبع) اثر سیاست‌های پولی انبساطی به شکل فزاینده‌ای براقتصاد تحمیل شده، کلیه‌ی زوایای اقتصاد را درگیر کرده است، سیاست‌هایی که از راه‌های زیر اعمال شده است:
- ساز وکارهای خلق پول
- مقررات زدایی بانک‌ها و سازمانهای سرمایهگذاری
- تشویق گسترش اعتبار ارزان و راحت، توأم با ایجاد انواع دارایی‌های قراردادی
به صورتی که تخمین‌زده می‌شود در حدود ۲۰ تریلیون دلار وام‌های عقب افتاده در سایر زمینه‌ها به دلیل حدود ۲ تریلیون دلار وام عقب افتاده‌ی مسکن در بازارهای جهانی میباشد. پس سیاست‌های پولی و اعتباری سنجیده نشده، به همراه شیوه‌ی اجرای آن که در زیر لیست می‌شود، بازارهای مالی و بعد کل اقتصاد جهان را همراه با تأثیر عوامل رفتاری طبق گفته‌ی شیلر و اکرلاف با بحران مواجه خواهند کرد؛ شیوه‌های اجرایی شامل:
- عدم اعمال نظارت
- نداشتن منش صحیح و بی‌توجهی به آن
- بینالمللی شدن بازار سرمایه و فقدان ساز وکارهایی مناسب
- وجود دارایی‌های مشکل دار و ایجاد دارایی‌های کاغذی در مقدار بسیار زیاد، بدون معین بودن اساس ارزش آن ها
نتیجه‌گیری و پیشنهادات
مدیریت با داشتن برنامه ریزی درست در جهت اهداف سازمانی و حسابداری با استفاده از روش‌های درست و افراد متخصص در حوزه‌ی مالی برای تعالی سازمان اقدام نموده، با به کار بردن سیستم مالی مناسب با استفاده از نرم افزار و سنجش مدیران در تلاش برای مانع شدن از ایجاد بحران‌های مالی هستند. به طور کلی مدیریت سازمان دو وجه دارد: یک وجه آن به «اهداف سازمانی» مربوط است و دیگری به «اهداف سازمان» منتهی می‌شود. وظایفی که مستقیما به اهداف سازمان منجر شده، باعث انگیزه و بسیج نیروی افراد برای رسیدن به اهداف می‌شود، عبارتند از:
- برنامه‌ریزی
- سازماندهی
- هماهنگی
- کنترل
بر همین اساس توجه نمودن به وظایف مدیران برای رسیدن به اهداف سازمان، یعنی بهبود مدیریت، به عبارت دیگر، زمینه ساز ارتقای سازمان و رسیدن به اهداف معین شده جهت رشد، تعالی و بسط معیارها و مواردی که برای محقق شدن بالندگی مدیریت احتیاج است، میباشد. به تعبیری دیگر، علاوه بر این که معرفی الگوی تعالی کارکرد در رأس برنامه‌های ارتقای مدیریت می‌تواند گنجانده شود، باید باور کرد که هر اندازه برنامه ریزی برای توسعه‌ی اجزای سیستم، از ناحیه‌ی مدیریت وجود داشته باشد، به طور قطع به همان اندازه رسیدن به ارتقای سازمانی میسر خواهد شد. بحران‌های امروزی بالا رفتن آگاهی در رابطه با ارزش حسابداری، حسابداری حرفه‌ای، خدمات آنان و استفاده از نرم افزار را سبب شده است. به نظر مدیران شرکت‌های حسابداری، احساس نیاز به ارائه‌ی خدمات حسابداران حرفه‌ای در رابطه با مواردی که به بحران‌های مالی مربوط است بالا خواهد رفت و جامعه‌ی جهانی برای غلبه بر بحران، امیدزیادی به حمایت و همکاری حرفه‌ی حسابداری دارد. امروزه نقش حرفه‌ی حسابداری برای صیانت از سیاست اقتصادی جهانی پررنگ‌تر دیده می‌شود. با گسترش فناوری‌های جدید در صنایع و به وجود آمدن تغییر و تحول در نظام‌های تولید، شرکت‌ها چنان با دشواری‌ها و تغییر و تحولات بزرگ مواجه گردیده‌اند که مدیریت، تنهایی قادر نیست به محیط خود در سازمان اشراف داشته باشد، بنابراین ضروری است سیستمی مثل نرم افزار حسابداری ایجاد شود که به مدیریت در موارد مختلفی یاری برساند و درست به همین دلیل لزوم توجه برای ارائه‌ی خدمات حسابداری مدیریت حس می‌شود، مواردی همچون:
- شناسایی مسئله
- تعیین اهداف
- تعریف راه حل‌های ممکن
- ارزیابی و انتخاب راه حل بهینه
- اجرای راه حل بهینه
